Fill and Sign Easy PDF Editor

Analysoinut Appwesome

Kun PDF-lomake pitää täyttää nopeasti, hankaluus ei yleensä ole itse tekstissä vaan pienissä työvaiheissa: oikean tiedoston löytäminen, kenttien osuminen kohdalleen ja lopputuloksen toimittaminen eteenpäin. Fill and Sign Easy PDF Editor on tehty juuri tällaiseen tarpeeseen. Minusta sen arvo näkyy parhaiten silloin, kun haluan hoitaa yhden tavallisen asiakirjan puhelimella ilman, että ryhdyn opettelemaan laajaa toimisto-ohjelmaa. Se ei silti sovi jokaiseen PDF-työhön, ja käytön sujuvuus riippuu myös siitä, miten luettava dokumentti on ja kuinka tarkkaa työtä tarvitaan.

Käyttöliittymä, luettavuus ja ensivaikutelmat

Yksi ensimmäisistä asioista, jotka huomasin Fill and Sign Easy PDF Editor -sovelluksessa, oli sen selkeä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä. Heti avattuani sovelluksen, minut ohjattiin yksinkertaiseen valikkoon, josta löytyi kaikki tarvittava. Ei turhaa kikkailua tai monimutkaisia valikkorakenteita. Se oli kuin hengähdystauko niille, jotka eivät ole teknologiaeksperttejä.

Alkuasettelu on suoraviivainen: voit tuoda PDF-tiedostoja suoraan laitteeltasi tai pilvipalveluista kuten Google Drive tai Dropbox. Tämä tekee sen käytöstä joustavaa, erityisesti silloin, kun työskentelet erilaisten laitteiden ja alustojen välillä.

Yksinkertainen aloitus auttaa myös silloin, kun sovellusta käyttää vain harvakseltaan. Minun ei tarvitse muistaa monimutkaista työnkulkua viikkojen jälkeen, vaan voin keskittyä asiakirjaan. Tämä on pieni mutta käytännöllinen etu esimerkiksi ihmiselle, joka täyttää puhelimella matkakorvauslomakkeen kerran kuussa eikä tarvitse jatkuvasti auki olevaa PDF-työtilaa.

PDF-tiedostojen täyttö ja lukemisen vaatimukset

PDF-lomakkeiden täyttäminen oli todella helppoa. Kun dokumentti oli ladattu, sovellus tunnisti automaattisesti täytettävät kentät. Tämä säästää aikaa ja vaivaa, kun ei tarvitse itse etsiä ja klikata jokaista kenttää erikseen. Voit lisätä tekstiä, valita valintaruudut ja jopa täyttää monivalintakysymyksiä ilman ongelmia.

Lisäksi, jos PDF-lomakkeessa ei ole valmiita kenttiä, voit lisätä ne helposti itse. Sovellus antaa mahdollisuuden muokata tekstin kokoa, fonttia ja väriä, mikä on hieno lisäys niille, jotka haluavat tehdä asiakirjoista visuaalisesti miellyttäviä.

Kenttien automaattinen tunnistus on hyödyllinen lähtökohta, ei syy ohittaa tarkistusta. Lomake voi sisältää pieniä ruutuja, pitkiä vastausalueita tai rakenteen, jossa kaksi kenttää ovat lähellä toisiaan. Suosittelen käymään täytetyn sivun vielä läpi ennen lähettämistä: tarkista, ettei teksti peitä ohjetta eikä vastaus karkaa sille varatusta kohdasta. Kun täytät paperilta kuvattua tai muuten tiivistä lomaketta, lähennä näkymää ja tarkista jokainen kohta erikseen.

Tekstin koon, fontin ja värin säätö antaa joustoa, mutta samalla se tuo valinnan vastuuta. Viralliseen lomakkeeseen valitsisin hillityn, helposti luettavan tekstin ja pitäisin vastausten ulkoasun yhdenmukaisena. Koristeellinen tai hyvin erottuva tyyli voi tuntua omalta, mutta se ei välttämättä paranna asiakirjan luettavuutta vastaanottajalle. Jos lomake on tärkeä tai siinä on paljon pieniä kohtia, viimeinen tarkistus suuremmalta näytöltä voi olla puhelimella tihrustamista varmempi tapa huomata virheet.

Allekirjoitus ja käsillä tehtävä työ

PDF:ien allekirjoittaminen on usein se kohta, jossa asiat menevät pieleen monissa sovelluksissa. Mutta ei tässä. Sovelluksen allekirjoitustyökalu on varsin intuitiivinen. Voit piirtää allekirjoituksesi suoraan näytölle, käyttää kameraa allekirjoituksen skannaamiseen tai valita tallennetun allekirjoituksen aikaisemmista käyttökohteista. Tämä tarkoittaa, että voit mukauttaa allekirjoituksesi juuri haluamallasi tavalla.

Kun allekirjoitus on lisätty, se istuu saumattomasti dokumenttiin, eikä näytä siltä, että se olisi lisätty jälkikäteen.

Allekirjoitustavat palvelevat erilaisia tilanteita. Sormella piirtäminen on nopeaa, mutta pienellä näytöllä käden liike ei aina vastaa paperille kirjoittamista. Jos allekirjoituksen ulkonäkö on sinulle tärkeä, kokeile rauhassa, mikä vaihtoehdoista antaa siisteimmän jäljen, ja tarkista koko sekä sijoittelu ennen tallentamista. Kameralla skannaus voi tuntua helpommalta, jos piirtäminen on hankalaa, kun taas tallennettu allekirjoitus säästää saman toistuvan vaiheen myöhemmällä kerralla. Se on kätevä työnkulku, mutta jaetulla laitteella kannattaa olla tarkkana, ettei tallennettu nimikirjoitus jää muiden käyttöön vahingossa.

Moottoristen tai näköön liittyvien tarpeiden kannalta sovelluksen yksinkertaisuus voi vähentää turhia valikkosiirtymiä, mutta se ei poista puhelimen kosketusnäytön rajoituksia. Pienen allekirjoituksen sijoittaminen tarkasti voi vaatia vakaata kättä ja hyvää näkyvyyttä. Jos kosketusnäytön käyttö on vaikeaa tai asiakirja on juridisesti erityisen tärkeä, tietokoneen suurempi työskentelyalue tai avustetun täyttämisen vaihtoehto voi olla parempi. En pitäisi tätä ensisijaisesti esteettömyystyökaluna, vaan käytännöllisenä mobiilivälineenä, jonka sopivuus riippuu käyttäjän tarpeista.

Arjen tilanteet, jakaminen ja vaihtoehdot

Kun dokumentti on valmis, se voidaan tallentaa laitteelle tai jakaa suoraan sähköpostitse tai erilaisiin pilvipalveluihin. Tämä tekee tiedostojen jakamisesta helppoa ja nopeaa. Sovellus tukee myös eri tiedostomuotoja, joten sen käytettävyys ei rajoitu pelkkiin PDF-tiedostoihin.

Kuvittele tavallinen tilanne: olet saanut sähköpostiin täytettävän ilmoituksen, mutta olet poissa tietokoneen äärestä. Voit avata tiedoston puhelimella, lisätä vastaukset, allekirjoittaa sen ja tallentaa valmiin version jatkokäyttöä varten. Tällaisessa kertaluonteisessa työssä erillisen PDF-editorin asentaminen tietokoneelle voi tuntua tarpeettomalta. Käytännöllinen vinkki on nimetä valmis tiedosto tunnistettavasti ennen jakamista ja avata se vielä kerran tallennuksen jälkeen; näin varmistat, että lähetät täytetyn version etkä alkuperäistä tyhjää lomaketta.

Sovellus sopii minusta parhaiten ihmiselle, joka täyttää, merkitsee ja allekirjoittaa PDF-asiakirjoja satunnaisesti tai kohtuullisen säännöllisesti puhelimella. Se on hyödyllinen myös silloin, kun asiakirja tulee pilvipalvelusta ja valmis tiedosto pitää lähettää nopeasti eteenpäin. Jos taas työsi koostuu pitkien sopimusten tarkasta muokkauksesta, kommentoinnista, sivujen järjestelystä tai laajasta asiakirjahallinnasta, tavallinen tietokoneen PDF-ohjelma tai työnantajan käyttämä järjestelmä voi olla sopivampi. Tämä sovellus keskittyy arjen lomaketyöhön, eikä mobiilin suoraviivaisuutta pidä sekoittaa täysimittaiseen taitto- tai asiakirjanhallintatyökalupakkiin.

Vertailussa puhelimen omiin tiedostonäkymiin ja yksinkertaisiin PDF-lukijoihin ero on siinä, että lomakkeen täyttäminen ja allekirjoituksen lisääminen ovat keskeisiä tehtäviä eikä vain asiakirjan katselua. Toisaalta laajemmissa PDF-editoreissa voi olla enemmän työkaluja, joita paljon työtä tekevä käyttäjä kaipaa. Valitsisin siis tämän silloin, kun tärkein kysymys on “saanko lomakkeen valmiiksi nyt?”, mutta vertailisin vaihtoehtoja, jos tarvitsen toistuvasti tarkkaa sivujen muokkausta tai työskentelen suuren asiakirjamäärän kanssa.

Arjen käyttöön vaikuttaa myös se, mistä tiedosto avataan ja minne se lopuksi viedään. Laitteelta tuominen on luontevaa, jos asiakirja on jo tallessa puhelimessa; pilvipalveluista avaaminen taas auttaa, kun tiedosto on tullut vastaan toisella laitteella. Ennen jakamista kannattaa katsoa vastaanottaja ja tallennuspaikka huolellisesti, etenkin jos lomakkeessa on henkilötietoja. Sovelluksen tarjoama nopea jakaminen helpottaa työtä, mutta lähetyksen oikeellisuudesta vastaa edelleen käyttäjä.

Hinta ei ole ainoa harkittava asia: sovellus on ilmainen ladata, mutta siihen liittyy sovelluksen sisäisiä ostoksia, jos maksaminen kulkee Playn kautta. Jos tarvitset sitä vain yksittäiseen lomakkeeseen, tarkista ostos- ja maksunäkymät ennen kuin sitoudut mihinkään. Yrityskäytössä taas kannattaa arvioida, sopiiko henkilökohtainen mobiilityönkulku organisaation asiakirjojen käsittelytapaan. Herkkiä tai luottamuksellisia tiedostoja ei kannata jakaa kiireessä vain siksi, että lähetysvaihe on helppo.

Kenelle se sopii, ja missä rajat tulevat vastaan

Amplify·n kehittämä sovellus kuuluu yritystyökalujen joukkoon, vaikka sen käyttö ei vaadi yrityskäyttäjyyttä. Se on saanut keskimäärin 4,2 tähteä noin 5 300 arvostelusta, ja latauksia on kertynyt yli miljoona. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät yksin ratkaise sitä, sopiiko sovellus sinun omaan lomakkeeseesi tai laitteeseesi. Se on ilmainen, ikäluokitukseltaan PEGI 3 ja julkaistu 20. elokuuta 2019. Version 2.9.8 vähimmäisvaatimuksena on Android 8.0, joten ennen lataamista tarkistaisin yhteensopivuuden oman puhelimen kanssa. Sovelluksen käyttöliittymä ja ominaisuuksien toiminta voivat myös muuttua päivitysten myötä, joten tärkeässä työssä testaisin ensin yhden tavallisen asiakirjan.

Jos täytät PDF-lomakkeita kiireessä, näkösi väsyy helposti tai työskentelet meluisassa ympäristössä, sovelluksen hyöty riippuu siitä, pystytkö tekemään varsinaisen lomakkeen rauhassa ja riittävän suurella näkymällä. Se ei vaadi pitkää opettelua, mutta pieni näyttö, heikko kontrasti itse PDF:ssä tai epäselvät kentät voivat silti tehdä työstä kuormittavaa. Käytännössä rauhallinen paikka, näytön kirkkauden säätäminen ja tarkistus ennen lähetystä ovat hyödyllisiä tapoja vähentää virheitä. Nämä ovat tavallisia mobiilikäytön keinoja, eivät lupaus siitä, että jokainen asiakirja olisi kaikille helppokäyttöinen.

Jättäisin sen väliin, jos tarvitsen ensisijaisesti laajaa asiakirjojen editointia, työryhmän yhteistä käsittelyä tai tietokoneella tehtävää tarkkaa asettelua. Samoin jos allekirjoituksen oikeudellinen hyväksyttävyys on ratkaiseva, selvittäisin vastaanottajan vaatimukset ennen kuin valitsen allekirjoitustavan: digitaalinen allekirjoituksen kuva ja erillinen vahvan tunnistamisen prosessi eivät ole automaattisesti sama asia. Sovelluksen helppous ei yksin takaa, että jokainen organisaatio hyväksyy juuri tällä tavalla täytetyn ja allekirjoitetun tiedoston.

Kaiken kaikkiaan pidän tätä järkevänä vaihtoehtona, kun haluan hoitaa PDF-lomakkeen täyttämisen ja allekirjoittamisen puhelimella ilman raskasta työkalua. Sen parhaat puolet ovat lyhyt reitti tiedoston avaamisesta valmiiseen asiakirjaan ja se, että allekirjoituksen voi tehdä eri tavoin. Sen heikkoudet näkyvät silloin, kun tarvitaan tarkkaa työskentelyä pienillä kentillä, laajoja editointiominaisuuksia tai erityisen huolellista saavutettavuuden tukea. Jos tämä vastaa omaa käyttötapaasi, kokeilisin sitä yhdellä tavallisella lomakkeella ja katsoisin, sujuuko koko ketju omalla laitteellasi vaivattomasti.

Fill and Sign Easy PDF Editor on todellakin nimensä veroinen. Se tekee lupauksensa mukaisesti PDF-tiedostojen käsittelystä helppoa ja vaivatonta. Jos etsit työkalua, joka poistaa PDF-tiedostojen käsittelyn päänsäryn, tämä sovellus on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Käyttäjäystävällisyys, tehokkuus ja monipuoliset ominaisuudet tekevät siitä loistavan valinnan kenelle tahansa, joka työskentelee säännöllisesti PDF-dokumenttien kanssa.